AIFMD-rapportage

Op deze pagina vindt u belangrijke inhoudelijke informatie over het tijdig en correct indienen van de rapportages in het kader van de Alternative Investment Funds Managers Directive (AIFMD). De AFM raadt daarom aan om deze pagina te bookmarken en iedere nieuwe rapportageperiode te raadplegen voor updates.

Rapportageplicht

De wettelijke verplichting om AIFMD-rapportages aan te leveren bestaat vanaf het eerste kwartaal na de ingangsdatum van een AIF(M), en duurt tot en met de laatste rapportageperiode waarin een AIF(M) actief is.

Als voorbeeld: een AIF(M) met een ingangsdatum van 1 januari 2020, een einddatum van 1 januari 2021 en een jaarlijkse rapportagefrequentie moet de volgende AIFMD-rapportages aanleveren: X2-2020 (over de periode 1/4/2020-31/12/2020) en Y1-2021 (over de periode 1/1/2021-31/12/2021). Als ingangsdatum en einddatum hanteert de AFM de datum van opname en doorhaling in haar register. U kunt voorkomen dat u onterecht een rapportageverplichting krijgt opgelegd door tijdig de betreffende AIF(M) af te melden in het AFM Portaal.

Daarnaast controleert de AFM samen met ESMA periodiek de datakwaliteit van de ingeleverde rapportages in het kader van het Data Quality Engagement Framework. Deze DQEF-controle controleert de laatst ingediende rapportage van het kalenderjaar (Q4, H2, Y1 of X2) en vindt jaarlijks in april, juni, en oktober plaats. Mogelijk krijgt u dan een verzoek om een herrapportage in te dienen. Meer informatie daarover vindt u in deze sectorbrief.

Aanlevertermijn van de rapportages

De uiterlijke aanleverdatum van AIFMD-rapportages is één maand na afloop van de betreffende rapportageperiode. Voor fund-of-funds mag de AIFMD-rapportage uiterlijk 15 dagen later worden aangeleverd. Hieronder een overzicht van de wettelijke aanlevertermijnen:

Rapportageperiode	Einddatum	Uiterlijke aanleverdatum beheerder/fonds	Uiterlijke aanleverdatum fund-of-funds
Rapportageperiode 1^e kwartaal	Einddatum 31 maart	Uiterlijke aanleverdatum beheerder/fonds 30 april	Uiterlijke aanleverdatum fund-of-funds 15 mei
Rapportageperiode 2^e kwartaal, 1^e halfjaar	Einddatum 30 juni	Uiterlijke aanleverdatum beheerder/fonds 31 juli	Uiterlijke aanleverdatum fund-of-funds 15 augustus
Rapportageperiode 3^e kwartaal	Einddatum 30 september	Uiterlijke aanleverdatum beheerder/fonds 31 oktober	Uiterlijke aanleverdatum fund-of-funds 15 november
Rapportageperiode 4^e kwartaal, 2^e halfjaar, volledig jaar	Einddatum 31 december	Uiterlijke aanleverdatum beheerder/fonds 31 januari	Uiterlijke aanleverdatum fund-of-funds 15 februari

Als u een AFM portaal account heeft met rechten voor ‘Rapportages’ ontvangt u een emailbericht zodra er nieuwe rapportageverplichtingen voor uw onderneming openstaan. Daarnaast kunt u onder ‘Rapportages’ in het AFM portaal de uiterlijke aanleverdatum en de status van rapportageverplichtingen raadplegen.

Indienen van de rapportages

AIFMD-rapportages kunnen worden ingediend via ‘Rapportageverplichtingen’ in het AFM Portaal. Hier staat een overzicht van de rapportageverplichtingen voor uw onderneming en de beleggingsinstellingen onder het beheer van uw onderneming.

Door in dit overzicht te klikken op een rapportageverplichting krijgt u meer informatie te zien over deze verplichting en kunt u de bijbehorende AIFMD-rapportage indienen door deze te uploaden. Bekijk onze handleiding voor het optimaal gebruik van deze functionaliteit in ons AFM Portaal.

Indien u nog geen account heeft voor het AFM Portaal kunt u zich onderaan de inlogpagina registreren. Een handleiding voor het aanmelden en optimaal instellen van uw account in het AFM Portaal is hier te downloaden.

Bestandsformaat van de rapportages

De AIFMD-rapportages moeten worden ingediend in XML-formaat, een ander formaat wordt niet geaccepteerd. Daarbij is het belangrijk dat u voor iedere rapportageverplichting die openstaat in het AFM portaal een apart XML bestand indient met enkel de gegevens voor die verplichting. Dit kan een rapportage zijn voor de beheerder of ieder individueel fonds, waarbij ieder subfonds geldt als een individueel fonds. U kunt zelf een XML-bestand genereren dan wel software daarvoor aanschaffen van een externe leverancier. Diverse marktpartijen bieden hiervoor mogelijkheden aan.

Doorlooptijd van de validatie van de rapportages

Status updates zijn in het AFM portaal pas zichtbaar nadat de gebruiker op F5 heeft gedrukt om de pagina te verversen. Dit geldt ook als meerdere rapportages tegelijk zijn geüpload. De AFM validatie van een aangeleverde rapportage duurt normaal gesproken slechts een paar minuten. De doorlooptijd van de ESMA validatie kan sterk uiteenlopen; van circa 5 minuten tot ruim 24 uur.

De doorlooptijd is vaak korter voor AIFM-rapportages en aan het begin van de aanlevertermijn en in de avond, nacht of vroege ochtend, maar kan met name voor AIF-rapportages aanzienlijk langer zijn aan het eind van de aanlevertermijn en in de late ochtend of middag. Dit komt waarschijnlijk door de wachtrij waarin de aanleveringen vanuit heel Europa bij ESMA terecht komen en doordat veel beheerders op hetzelfde moment aanleveren.

Mededelingen over de AIFMD-rapportage

De AFM zal berichtgeving over de AIFMD-rapportage versturen aan de gebruikers van het AFM portaal die toegang hebben tot de AIFMD-rapportage. Mededelingen over de AIFMD-rapportage die niet alleen relevant zijn voor deze gebruikers zullen op de AFM website en in de AFM nieuwsbrief worden gepubliceerd als nieuwsbericht voor beleggingsinstellingen.

Wij raden u daarom aan om zowel deze nieuwspagina als het email account dat u gebruikt voor het AFM portaal regelmatig te checken op nieuwe berichten. Via de nieuwspagina kunt u zich ook meteen abonneren op de AFM nieuwsbrief om geen belangrijke berichten van de AFM mis te lopen.

Veelgestelde vragen en nuttige documenten

Meer weergeven

Er zijn door de AFM en ESMA Q&A’s opgesteld over de AIFM-richtlijn. Daarin kunt u ook informatie vinden over de AIFMD-rapportage.

AIFMD-rapportage richtsnoeren van ESMA

Voorbeeldrapportages en technische instructies van ESMA over de AIFMD-rapportages:

Vaak gemaakte fouten bij het invullen van de rapportages

Meer weergeven

De AFM of ESMA validatie wijst regelmatig AIFMD-rapportages af omdat datapunten verkeerd zijn ingevuld. Bij elke ingediende rapportage wordt een validatiebestand meegestuurd. Hier volgt een korte toelichting op enkele datapunten die vaak verkeerd worden ingevuld:

Datumnotatie: jjjj-mm-dd. Dit geldt voor verschillende datapunten.
ReportingPeriodStartDate: verplicht veld, in de rapportageverplichting in het AFM portaal is onder “Rapportageperiode” terug vinden welke waarde hier verwacht wordt (de eerstgenoemde datum).
ReportingPeriodEndDate: verplicht veld, in de rapportageverplichting in het AFM portaal is onder “Rapportageperiode” terug vinden welke waarde hier verwacht wordt (de laatstgenoemde datum).
ReportingPeriodType: verplicht veld, in de rapportageverplichting in het AFM portaal is onder “Rapportageperiode” terug vinden welke waarde hier verwacht wordt (Q1, Q2, Q3, Q4, H1, H2, X1, X2 of Y1; oftewel de vetgedrukte waarde zonder het jaartal).
FilingType: verplicht veld, met de waarde “INIT” als u een rapportage voor het eerst indient, en “AMND” als u een rapportage opnieuw indient nadat deze eerder al door ESMA is geaccepteerd. Om een al eerder door ESMA geaccepteerde rapportage opnieuw in te dienen moet u overigens eerst de AFM verzoeken (per e-mail via meldingenaifmd@afm.nl) de rapportageverplichting opnieuw voor u open te zetten.
ReportingMemberState: verplicht veld, waar u voor een rapportage aan de AFM de waarde “NL” invult.
AIFMJurisdiction: verplicht veld, waar u voor een rapportage aan de AFM de waarde “NL” invult.
AIFNationalCode: verplicht veld, in de AIF rapportageverplichting in het AFM portaal is onder “Referentiecode” terug vinden welke waarde hier verwacht wordt.
AIFMNationalCode: verplicht veld, in een AIFM rapportageverplichting in het AFM portaal is onder “Referentiecode” terug vinden welke waarde hier verwacht wordt.
LastReportingFlag: verplicht veld, dat als u hier “true” invult ervoor zorgt dat de ESMA validatie een rapportage over een volgende periode niet zal accepteren. Het ligt daarbij voor de hand dat deze laatste rapportage een zogenaamde nulrapportage is, anders zou deze namelijk pas de volgende periode verwacht worden als de activiteiten van de AIF(M) echt beëindigd zijn.
AIFNoReportingFlag: verplicht veld, waarvoor geldt dat als u hier “true” invult de ESMA validatie het niet accepteert als u onder AIFCompleteDescription toch nog informatie aanlevert. Dit wordt ook wel een nulrapportage genoemd en wordt gebruikt indien er nog geen beleggers of geen beleggers meer in het fonds belegd zijn.
AIFMNoReportingFlag: verplicht veld, waarvoor geldt dat als u hier “true” invult de ESMA validatie het niet accepteert als u onder AIFMCompleteDescription toch nog informatie aanlevert. Dit wordt ook wel een nulrapportage genoemd en wordt gebruikt indien er nog geen gelden of geen gelden meer beheerd worden.
AIFContentType: verplicht veld, waarmee u de verplicht gestelde inhoud voor de fondsrapportage definieert. Beheerders met een AFM-registratie dienen voor hun fondsen hier ‘3’ in te vullen.
AIFReportingCode: verplicht veld, waarmee u informatie geeft over het soort fonds dat wordt beheerd. Beheerders met een AFM-registratie dienen voor hun fondsen een ‘1’ in te vullen.
AIFMContentType: verplicht veld, waarmee u de verplicht gestelde inhoud van de beheerdersrapportage definieert. Beheerders met een AFM-registratie dienen hier ‘2’ in te vullen.
AIFMReportingCode: verplicht veld, waarmee u informatie geeft over het soort beheerder. Beheerders met een AFM-registratie dienen hier een ‘1’ in te vullen.

Als u een specifieke vraag heeft over bijvoorbeeld een foutmelding van de AFM of ESMA validatie, die u na het lezen van de handleiding en de ondersteunende documentatie op de ESMA website niet kunt oplossen, kunt u via e-mailadres meldingenaifmd@afm.nl contact met ons opnemen.

Rapportageplicht derde landen

Genotificeerde beheerders en fondsen van buiten de EU zullen vanaf Q1 2023 aan de AFM moeten rapporteren. Deze beheerders zullen hun eerste rapportages in april 2023 aan dienen te leveren.

Voor het indienen van de rapportages is het noodzakelijk dat u over AFM Portaal account beschikt. Informatie over het aanmaken van een account en/of over het indienen van de rapportages via het AFM Portaal staat in de handleiding.

Over de ingediende rapportages zal in 2023 nog geen datakwaliteitscontrole (DQEF) plaatsvinden.

Heeft u vragen?

Indien u na het lezen van bovenstaande informatie nog vragen heeft kunt u contact met ons opnemen via meldingenaifmd@afm.nl, onder vermelding van “AIFMD-rapportage” in de onderwerp balk van uw email.