Transactierapportages: melden incidenten
De AFM hecht veel waarde aan transparantie. We vinden het daarom belangrijk dat u bij ons (tijdig) melding maakt van incidenten die invloed hebben (gehad) op uw transactiemeldingen. Wat houdt deze meldingsverplichting van de AFM voor u in?
Wat is een incident?
Er is sprake van een incident als het gaat om een voorval uit artikel 15, tweede lid, van de Gedelegeerde Verordening (EU) 2017/590 (RTS 22). Op het moment dat u het voorval ontdekt, spreken we van incident. Het gaat om deze voorvallen:
- Een voorval waarbij sprake is van een fout of omissie in een transactiemelding die bij de AFM is gedaan.
- Een voorval waarbij sprake is van het niet doen van een transactiemelding inclusief niet opnieuw doen van een verworpen transactiemelding voor transacties die gemeld moeten worden.
- Een voorval waarbij er transacties zijn gemeld waarvoor geen rapportageverplichting geldt.
Wanneer moet u melden?
Volgens artikel 15, tweede lid, RTS 22 moet een incident onverwijld worden gemeld. We hebben besloten om de meldingsverplichting als volgt in te vullen. Daarbij gaan we uit van dit proces:
Bent u niet in staat om het incident te herstellen binnen twee werkdagen (T + 3) na de datum waarop de transactie moet worden gemeld (T + 1)? Dan bent u verplicht om het incident op T+4 te melden bij de AFM. Met 'herstellen' bedoelen we: het verhelpen van de oorzaak van het incident en het (succesvol) corrigeren van de onjuiste of gemiste transactie.
Uitzonderingen
Bovenstaand proces geldt niet voor deze twee incidenten:
1. Incidenten uit het verleden. Zo'n incident moet direct bij ontdekking aan de AFM worden gemeld, ongeacht of het snel hersteld kan worden.
2. Specifieke incidenten waarvan wij verwachten dat u ze direct meldt. Dan gaat het om incidenten die wij als ernstig beschouwen en waarover wij geinformeerd willen worden over de oorzaak. Het gaat dan bijvoorbeeld om incidenten zoals:
- Een incident met een transactie zonder gevalideerde, gepubliceerde en naar behoren verlengde LEI. Het gaat hier onder andere om het verrichten van een transactie door een beleggingsonderneming met een ongeldige LEI (executing entity) of het verrichten van een transactie door een beleggingsondernemeing namens een klant zonder een LEI van die klant;
- Een incident met een significant volume aan transacties. U moet zelf bepalen wat voor uw instelling geldt als een siginifcant volume. We kunnen u vragen dit nader te onderbouwen;
- Een incident dat voortkomt uit externe omstandigheden waar u geen invloed op heeft.
Welke overwegingen maakt u zelf?
Of een incident moet worden gemeld, is een afweging die u steeds zelf moet maken U bepaalt zelf ook, op basis van alle beschikbare informatie, of een incident relevant genoeg is om direct te melden. Als u beleid hieromtrent ontwikkelt, dan moet dit beleid in overeenstemming zijn met het beleid van de AFM op deze pagina.
Let op: alle incidenten die niet uiterlijk binnen T+3 kunnen worden opgelost, moeten te allen tijde op T+4 worden gemeld bij de AFM.
Twijfelt u of een incident (direct) moet worden gemeld? Mail dan uw casus, onderbouwing en specifieke vragen naar mb_trs@afm.nl .Voor alle incidenten waarvoor u geen incidentenformulier instuurt, geldt dat u ze ook moet onderzoeken. Belangrijk is dat u ook bij zulke incidenten duidelijk uitlegt wat de omvang van het issue is, dat er een analyse van de oorzaken wordt gemaakt en dat duidelijk is welke beheersmaatregelen en oplossingen worden geïmplementeerd. Leg ook deze niet-gemelde incidenten zorgvuldig intern vast. Als de AFM u hier om vraagt, moet u een overzicht kunnen overhandigen van de incidenten.
Hoe melden bij ontdekking en herstel?
Incident ontdekken. We verwachten dat u - zodra u op de hoogte raakt van het incident - het incident zo snel als redelijkerwijs mogelijk onderzoekt. Als u na eigen onderzoek constateert dat het geen invloed heeft (gehad) op uw transactiemeldingen, dan hoeft u geen contact met de AFM op te nemen.
Incident melden. Melden gaat (alleen) via dit incidentformulier. U hoeft niet te wachten met melden tot uw onderzoek klaar is. Vul het formulier zo volledig mogelijk in en zorg dat u de vragen zo gericht mogelijk beantwoordt. Mail het formulier naar mb_trs@afm.nl. Eventuele bijlagen kunt u meesturen met de begeleidende e-mail. U krijgt van ons een bevestiging van ontvangst. Indien nodig nemen we contact op.
Updates doorgeven. Heeft u nieuwe informatie over het incident? Of is het opgelost? Informeer de AFM via een bijgewerkt incidentenformulier.
Incident herstellen. De AFM verwacht dat u incidenten zo snel als redelijkerwijs mogelijk herstelt. We hanteren een termijn van drie weken voor het implementeren van een oplossing na het ontdekken van een incident. Voor het doen van een (herstel)melding (back report) is onze termijn drie maanden na ontdekking van het incident. In uitzonderlijke situaties kan het zijn dat u deze termijnen niet haalt en meer tijd nodig heeft; dit moet u zo snel mogelijk onderbouwd terugkoppelen aan de AFM, via mb_trs@afm.nl. Wij beoordelen het verzoek en laten u de uitkomst weten.