Doorlopende meldingen van (geplande) uitbesteding voor beleggingsondernemingen en beheerders

Een uitbesteding van activiteiten vraagt om een adequate beheersing van de risico’s door financiële ondernemingen. Zeker als het gaat om uitbesteding van activiteiten binnen de primaire processen van financiële ondernemingen. Wanneer u bepaalde activiteiten gaat uitbesteden, dan moet u dit vooraf melden bij de AFM. Een melding van een (geplande) uitbesteding biedt de AFM een actueel overzicht van de werkzaamheden die worden uitbesteed. Met dit overzicht kan de AFM zorg dragen voor proactief en risico gestuurd toezicht op uitbesteding.

Voor welke ondernemingen geldt de meldingsprocedure?

De meldingsprocedure ziet uitsluitend op een melding van een uitbesteding voor:

Een beheerder van een beleggingsinstelling
Een beheerder van een icbe
Een beleggingsonderneming

Alleen met de nadrukkelijke toestemming van de AFM kan een onderneming afwijken van de meldingsprocedure.

Wat moet een onderneming melden?

U hoeft niet alle uitbestedingen te melden. Het is aan een financiële onderneming zelf om te beoordelen of en, zo ja, welke uitbesteding zij moet melden. Om een melding van een uitbesteding te doen, heeft de AFM een gestandaardiseerd meldingsformulier gemaakt. Via dit meldingsformulier kunt u een uitbesteding melden, waaronder de uitbesteding van IT- en clouddiensten.

Het meldingsformulier bevat verschillende informatie-onderdelen. U moet voor iedere uitbesteding antwoord geven op de verschillende onderdelen. Als een onderdeel niet voor uw onderneming geldt, dan vult u in het antwoordveld 'niet van toepassing' in. Als een onderdeel naar uw mening voorbij gaat aan de wettelijke meldingsplicht, dan kunt u ervoor kiezen om het antwoordveld leeg te laten.

Welke uitbestedingen moet uw onderneming melden?

U hoeft uitsluitend melding te doen van de materiële activiteiten die uw onderneming heeft uitbesteed, ongeacht of dit gebeurt aan een externe of interne (groepsmaatschappij) dienstverlener. Het gaat hierbij om activiteiten die betrekking hebben op het primaire proces van uw onderneming. Uw onderneming moet zelf beoordelen welke uitbestedingen hieronder vallen (via een zogenaamd materialiteitsassessment).

Wanneer moet uw onderneming melden?

U moet een uitbesteding melden voor u de activiteiten uitbesteedt aan een dienstverlener.

Wie vult het meldingsformulier in en hoe stuurt u het op?

De melding moet bij de verzending digitaal ondertekend worden door een bestuurder of een bevoegde functionaris van uw onderneming. Door de ondertekening wordt verklaard dat de melding naar waarheid is ingevuld.

U verstuurt het ingevulde meldingsformulier via Cryptshare aan de AFM aan het e-mailadres: uitbestedingen@afm.nl.

Vragen?

Voor meer informatie over de meldingsprocedure, verwijzen wij u naar de Handleiding meldingen uitbesteding. Als de handleiding geen antwoorden geeft op uw specifieke vragen, neem dan contact op met ons Ondernemersloket.