Collectieve vergunning

Voorwaarden

U kunt alleen een collectieve vergunning aanvragen als uw onderneming een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is. Het betreft dan een B.V., N.V., vereniging, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of stichting.

Om een collectieve vergunning te verkrijgen, moet u ook voldoen aan een aantal voorwaarden, zoals:

• U moet als collectieve vergunninghouder beschikken over voldoende bevoegdheden tegenover de aangesloten onderneming om te voorkomen dat deze in strijd handelt met wet- en regelgeving en te kunnen ingrijpen wanneer daar wel sprake van zou zijn. Ook moet u ervoor kunnen zorgen dat de aangesloten onderneming eventuele aanwijzingen van de AFM opvolgt.

• U moet als collectieve vergunninghouder beschikken over voldoende mogelijkheden tot deskundige ondersteuning van de aangesloten onderneming. Zo moet onder meer de vakbekwaamheid van de medewerkers binnen het collectief zijn geborgd.

• De betrouwbaarheid van de dagelijks beleidsbepalers, medebeleidsbepalers, toezichthouders en medewerkers moet binnen het collectief zijn geborgd.

• U moet als collectieve vergunninghouder beschikken over een machtiging om de aangesloten onderneming te vertegenwoordigen richting de AFM.

Bij het aanvragen van een collectieve vergunning verzoeken wij u altijd om de samenwerkingsovereenkomst(en), documenten ter onderbouwing van de borging van de deskundige ondersteuning en betrouwbaarheid binnen het collectief, machtiging en een actueel organogram van het gehele collectief mee te sturen. In het AFM-Portaal vindt u een overzicht van alle documenten die u bij de aanvraag moet meesturen.

Uw verantwoordelijkheid als collectieve vergunninghouder

Als collectieve vergunninghouder bent u verantwoordelijk voor het gehele collectief. Het handelen van de aangesloten onderneming wordt feitelijk gezien als het handelen van de collectieve vergunninghouder. U bent als collectieve vergunninghouder onder meer verantwoordelijk voor het bevorderen dat de aangesloten onderneming de regels naleeft. Het is noodzakelijk dat u hiertoe een aantal maatregelen neemt. U moet zich van een aantal zaken bewust zijn:

• Weet met wie u samenwerkt. Oftewel voer een goed onderzoek (due diligence) uit naar de beoogde aangesloten onderneming. Vraag hierbij bijvoorbeeld ook specifiek naar de toezichthistorie: Heeft de onderneming in het verleden een vergunning/registratie gehad en zo ja, waarom is deze beëindigd?

• Leg de afspraken over de samenwerking schriftelijk vast. Beschrijf hierin welke werkzaamheden onder welke voorwaarden worden uitgevoerd, hoe u deze controleert en wat de gevolgen zijn als de afspraken niet worden nagekomen.

• Houdt toezicht op de naleving van de regels. U moet actief controleren of de aangesloten onderneming zich aan de wet- en regelgeving houdt. Als dit niet het geval is, moet u voorzieningen treffen om dit te verbeteren.

• Weet wat er gebeurt tijdens de samenwerking. Zorg dat u precies weet welke werkzaamheden de aangesloten onderneming uitvoert. Controleer deze werkzaamheden regelmatig en systematisch. U bent en blijft eindverantwoordelijk. Bespreek de uitkomsten van de controles periodiek met de aangesloten onderneming.

• Documenten die u op orde moet hebben (indien van toepassing):

- Uitbestedingsbeleid;
- Informatiebeveiligingsbeleid;
- Incidentenbeleid;
- Klachtenbeleid;
- Risico-managementbeleid;
- Beloningsbeleid.

Beslistermijn

De AFM moet binnen 13 weken na ontvangst van uw aanvraag een beslissing nemen. Deze termijn kan eventueel worden verlengd. Na goedkeuring wordt de aangesloten onderneming onder de inschrijving van de collectieve vergunninghouder gepubliceerd in het register van de AFM.