Vijf vragen over goede digitale informatieverstrekking

 

Wettelijk verplicht: over wat voor communicatie hebben we het dan eigenlijk?

Het eerste waaraan iedereen denkt is natuurlijk het Uniform Pensioenoverzicht (UPO). Maar er is veel meer wettelijk verplicht te verstrekken informatie: van start- en stopbrieven tot informatie over keuzes die deelnemers moeten maken en natuurlijk de transitieoverzichten.

Informatie digitaal verstrekken aan deelnemers doet iedere pensioenuitvoerder toch al jaren?

De meeste pensioenuitvoerders wel ja. Maar ook als je digitaal communiceren als default gekozen hebt, moet je deelnemers wel de keuze voor papier aanbieden. Overigens zijn er ook nog pensioenuitvoerders die uitsluitend per post met hun deelnemers communiceren (6 van de 36 pensioenuitvoerders die we onderzochten). Dat mag, al zou het mooi zijn als deze pensioenfondsen overwegen om de keuze voor digitaal ook aan deelnemers aan te bieden. Digitale verstrekking heeft namelijk grote voordelen: je kunt de informatie beter laten aansluiten bij de behoeften van jouw deelnemers. En het is goedkoper en minder klimaatbelastend. Voor deelnemers is het bovendien handig alle informatie op één plek bij elkaar te hebben.

Welke vormen van digitaal communiceren met deelnemers kwamen jullie tegen?

Meest gebruikelijk is om voor alle deelnemers een persoonlijke ‘MijnOmgeving’ in te richten op de website, waarin je de informatie plaatst en ook bewaart. Vervolgens stuur je de deelnemer een notificatie dat er een bericht klaar staat. Vaak gebeurt dat via e-mail, maar soms ook per post. Wat we ook regelmatig zien: een notificatie via MijnOverheid.

Digitale informatie moet de deelnemer wel daadwerkelijk bereiken: wat bedoelen jullie daar precies mee?

Je hebt als pensioenuitvoerder een brengplicht. De informatie op de MijnOmgeving plaatsen en naar ieder mailadres in je bestand een notificatie sturen, is niet genoeg. Geheid zal een aantal mailadressen niet kloppen, of de mailbox van de deelnemer zit vol. Je bent daarom verplicht een goede ‘bouncefunctionaliteit’ in te richten: deelnemers bij wie de verstuurde e-mail ‘bouncet’ moet je op een andere manier zien te bereiken. En tijdig! In ons rapport gaan we uitgebreid in op manieren om ervoor te zorgen dat digitale communicatie deelnemers daadwerkelijk en tijdig bereikt.

En wat zijn die vijf handreikingen concreet?

Dat lees je in het bondige rapport. Een van de handreikingen gaat over het meten van inlog- en klikgedrag in de MijnOmgeving. Een ander over het inrichten van een goede bounce-functionaliteit. We zijn tot die vijf handreikingen gekomen na gesprekken met pensioenuitvoerders en deskundigen en daarnaast op basis van de uitgebreide antwoorden die we kregen op onze informatie-uitvraag bij de 36 pensioenuitvoerders. Wij zien dat partijen digitaal communiceren op verschillende manieren aanpakken. Wij hopen dat de vijf handreikingen de sector helpen de digitale communicatie aan deelnemers verder te verbeteren.

Meer informatie

Bericht over rapport over digitale informatieverstrekking
Overzicht alle Transitiebulletins