Nieuws 23/07/26

Aandachtspunten voor compliance- en interne auditfuncties bij beheerders

Veel beheerders van beleggingsinstellingen hebben hun compliance- en interne auditfuncties goed op orde. Toch zijn verbeteringen nodig. Zo is documentatie niet altijd actueel, houden beheerders bij uitbesteding niet altijd voldoende regie en worden keuzes op basis van proportionaliteit vaak onvoldoende onderbouwd. Dat blijkt uit onderzoek van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) onder Nederlandse beheerders, uitgevoerd als onderdeel van een door ESMA gecoördineerde Europese Common Supervisory Action (CSA). De AFM verwacht dat beheerders met deze aandachtspunten hun governance en interne beheersing verder versterken.

In het kort

Compliance-documentatie kan beter
Uitbesteding vraagt om regie
Onderbouw keuzes beter

Compliance-documentatie kan beter

De meeste beheerders beschikken over documenten voor compliance, zoals monitoringplannen en rapportages. De kwaliteit daarvan verschilt echter. Documentatie is soms verouderd, onvolledig of te algemeen. Ook sluiten planning, monitoring en rapportages niet altijd goed op elkaar aan. Daardoor bestaat het risico dat tekortkomingen niet tijdig worden gesignaleerd of opgevolgd. De AFM verwacht dat beheerders hun documentatie regelmatig actualiseren en laten aansluiten op de risico’s van hun eigen organisatie.

Uitbesteding vraagt om regie

Veel beheerders schakelen externe partijen in voor compliance- of interne auditwerkzaamheden. Dat kan, maar de verantwoordelijkheid blijft altijd bij de beheerder zelf. De AFM ziet dat organisaties soms sterk leunen op externe partijen. Daardoor kunnen risico’s minder zichtbaar worden en kan de controlefunctie minder effectief zijn. Beheerders moeten daarom voldoende kennis en betrokkenheid binnen de eigen organisatie houden en actief sturen op de uitvoering van deze werkzaamheden.

Onderbouw keuzes beter

Beheerders passen regelmatig proportionaliteit toe, bijvoorbeeld door functies te combineren of de interne auditfunctie anders in te richten. De AFM ziet dat de onderbouwing daarvan vaak ontbreekt of te beperkt is. Beheerders moeten duidelijk kunnen uitleggen waarom een gekozen inrichting past bij de aard, omvang en complexiteit van hun organisatie. Ook verwacht de AFM een duidelijke scheiding tussen uitvoerende werkzaamheden en controlefuncties. Dat draagt bij aan een beheerste en integere bedrijfsvoering.

De AFM blijft de onderwerpen en bevinden uit het rapport betrekken in haar toezicht en verwacht dat beheerders de uitkomsten van het onderzoek gebruiken om hun compliance- en interne auditfunctie verder te verbeteren. De bevindingen van de AFM maken deel uit van een bredere Europese Common Supervisory Action (CSA) van ESMA naar de inrichting en werking van compliance- en interne auditfuncties bij beheerders. Het rapport van ESMA kan hier worden geraadpleegd.