Plichten en rapportages

AIFMD-rapportageplicht

Het gaat om:

• het indienen van de jaarlijkse AIFMD-rapportage van de beheerder
• het indienen van de jaarlijkse AIFMD-rapportage van de AIF’s onder beheer

De wettelijke verplichting om AIFMD-rapportages aan te leveren bestaat vanaf het eerste kwartaal na de ingangsdatum van een AIF(M), en duurt tot en met de laatste rapportageperiode waarin een AIF(M) actief is. De rapportageperiode voor beheerders AIFM-registratie zal altijd over het hele jaar zijn.

Als voorbeeld: een AIF(M) met een ingangsdatum van 1 januari 2020, een einddatum van 1 januari 2021 en een jaarlijkse rapportagefrequentie moet de volgende AIFMD-rapportages aanleveren: X2-2020 (over de periode 1/4/2020-31/12/2020) en Y1-2021 (over de periode 1/1/2021-31/12/2021). Als ingangsdatum en einddatum hanteren wij de datum van opname en doorhaling in haar register. U kunt voorkomen dat u onterecht een rapportageverplichting krijgt opgelegd door tijdig de betreffende AIF(M) af te melden in het AFM Portaal.

Daarnaast controleren wij samen met ESMA periodiek de datakwaliteit van de ingeleverde rapportages in het kader van het Data Quality Engagement Framework. Deze DQEF-controle controleert de laatst ingediende rapportage van het kalenderjaar (Q4, H2, Y1 of X2) en vindt jaarlijks in april, juni, en oktober plaats. Mogelijk krijgt u dan een verzoek om een herrapportage in te dienen. Meer informatie daarover vindt u in deze sectorbrief.

 

Bestandsformaat van de rapportages

De AIFMD-rapportages moeten worden ingediend in XML-formaat, een ander formaat wordt niet geaccepteerd. Daarbij is het belangrijk dat u voor iedere rapportageverplichting die openstaat in het AFM portaal een apart XML bestand indient met enkel de gegevens voor die verplichting. Dit kan een rapportage zijn voor de beheerder of ieder individueel fonds, waarbij ieder subfonds geldt als een individueel fonds.

1. De XML die ingevuld en omgezet te worden is gaat aan de hand van het ESMA reporting template: 2013-1359_consolidated_aifmd_reporting_template-v1.1_revised.xlsx met daarin voor zowel de AIFM als AIF (in tabbladen) de templates. De toelichting van welke waardes zijn toegestaan is te vinden in de technical guidance, ook te vinden op de ESMA website: https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/2013-1358_aifmd_reporting_it_technical_guidance-revision4.zip.
2. De template moet worden herschreven naar XML met als Schema: AIFMD - Reporting - XML documents - V1.2 [updated]. De XSD bestanden in deze zip file zijn als het ware de  ‘sleutel’ of ‘grammatica’ voor de XML bestanden. In de XML bestanden wordt namelijk in de eerste regel verwezen naar de XSD bestanden (voor de AIFM reports naar het bestand AIFMD_DATMAN_V1.2 en voor AIFs is dat AIFMD_DATAIF_V1.2).
3. Velden zoals AIF en AIFM national code zijn te vinden in het AFM Portaal. Hier vind je ook de rapportageverplichtingen. Als bestuurder kun je een account aanmaken en deze te koppelen aan de bestaande beheerder.

Mocht het u niet lukken de bestanden in het juiste format te krijgen, dan is er software beschikbaar om u daarmee te helpen en zijn er partijen in de markt die u kunnen helpen bij het omzetten en aanleveren.

Doorlooptijd van de validatie van de rapportages

Status updates zijn in het AFM Portaal pas zichtbaar nadat de gebruiker op F5 heeft gedrukt om de pagina te verversen. Dit geldt ook als meerdere rapportages tegelijk zijn geüpload. De AFM-validatie van een aangeleverde rapportage duurt normaal gesproken slechts een paar minuten. De doorlooptijd van de ESMA-validatie kan sterk uiteenlopen; van circa 5 minuten tot ruim 24 uur.

De doorlooptijd is vaak korter voor AIFM-rapportages en aan het begin van de aanlevertermijn en in de avond, nacht of vroege ochtend, maar kan met name voor AIF-rapportages aanzienlijk langer zijn aan het eind van de aanlevertermijn en in de late ochtend of middag. Dit komt waarschijnlijk door de wachtrij waarin de aanleveringen vanuit heel Europa bij ESMA terecht komen en doordat veel beheerders op hetzelfde moment aanleveren.