Inrichting bedrijfsvoering
Als vergunninghouder heeft u uw zaken goed op orde. Uw onderneming moet zo zijn ingericht dat het aan alle vergunningseisen voldoet.
Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering
Als u bemiddelt in levensverzekeringen voldoet u aan de regels van de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wwft). Voor zover uw onderneming beleggingsdiensten verleent onder het nationaal regime, is uw onderneming een beleggingsonderneming, waarmee u ook onder de Wwft valt. In een handige brochure vindt u de laatste Wwft-wijzigingen en de belangrijkste risico-indicatoren en do’s and don’ts.
Zeggenschapsstructuur
De zeggenschapsstructuur binnen uw onderneming moet duidelijk zijn. Dit wil zeggen dat het duidelijk moet zijn welke personen binnen uw onderneming zeggenschap hebben.
Betrouwbaarheid binnen uw onderneming
U voert een adequaat beleid dat een integere uitoefening van uw bedrijf waarborgt. Om dit te kunnen aantonen moet u bij de vergunningaanvraag over een incidentenregeling en een beschrijving over de borging van de betrouwbaarheid van de medewerkers beschikken. Ook neemt u passende maatregelen als zich een incident voordoet.
Het is voor ons van groot belang dat we snel op de hoogte zijn van een incident. Als er binnen uw onderneming iets voorvalt, meldt u dit direct bij de AFM.
Vakbekwaamheid
U zorgt ervoor dat er in uw onderneming voldoende vakbekwaamheid aanwezig is. Vakbekwaam betekent dat een persoon over de juiste diploma’s en PE- certificaten beschikt om financiële diensten te kunnen verlenen. Wij toetsen dit aan de hand van de diploma’s en certificaten van uw feitelijk leidinggevende die u bij de vergunningaanvraag overlegt. Om te blijven voldoen aan de vakbekwaamheidseisen is het volgen van een Permanent Educatieprogramma verplicht.
Klachtenregeling en administratie
Een goede afhandeling en administratie van klachten van consumenten is belangrijk voor het vertrouwen in uw onderneming en de financiële sector als geheel. Daarom beschikt u over een interne klachtenregeling die bekend is bij alle personen die zijn betrokken bij de afhandeling van klachten.
Ook het vastleggen van klachten en de door u ondernomen acties hierop is van belang. Bij elke klacht moet u minimaal het volgende vastleggen:
- De naam en het adres van de klager
- De klacht, inclusief de dagtekening van ontvangst
- Een omschrijving van de klacht
- Een beschrijving van de wijze waarop u de klacht heeft behandeld
Voor uw klanten is het belangrijk te weten waar zij terecht kunnen als zij een klacht hebben. Hier gaat het zowel om de klachtenprocedure van uw onderneming als die van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid).
Incidentenregeling
Binnen uw onderneming kunnen incidenten plaatsvinden. Met een incident wordt een gedraging of gebeurtenis bedoeld die een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van uw onderneming.
U kunt dan denken aan het vervalsen van een handtekening op een aanvraagformulier, zeer dwingende of intimiderende huisbezoeken van een adviseur of een medewerker die zich niet aan de voorschriften binnen uw onderneming houdt. Voor dit soort gebeurtenissen moet u over een incidentenregeling beschikken.
De incidentenregeling moet onderstaande vragen beantwoorden:
- Hoe wordt het incident vastgelegd?
- Welke passende maatregelen neemt u bij een incident?
- Wanneer en hoe meldt u het incident bij de AFM?