Terug

Uitbestedingsrapportage Beleggingsondernemingen en Beheerders

Waarom heeft de AFM een informatieverzoek over uitbesteding uitgestuurd?

Een uitbesteding van activiteiten vraagt om een adequate beheersing van de risico’s door financiële ondernemingen. Zeker als het gaat om uitbesteding van activiteiten binnen de primaire processen van financiële ondernemingen. Via het informatieverzoek vragen wij u een volledig en actueel overzicht te geven van de materiële werkzaamheden die uw onderneming heeft uitbesteed. Tegelijkertijd wordt uw onderneming gevraagd de kenmerken van enkele beheersmaatregelen op te voeren. Met dit inzicht kan de AFM zorg dragen voor proactief en risico gestuurd toezicht op uitbesteding.

Hieronder leest u meer over de uitbestedingsrapportage en de manier waarop u aan dit informatieverzoek kunt voldoen.

Aan wie is het informatieverzoek gericht?

Het informatieverzoek geldt voor beleggingsondernemingen met een vergunning zoals bedoeld in artikel 2:96 lid 1, Wft (uitgezonderd ondernemingen met deelvergunning exploiteren van een OTF of MTF), beheerders van een icbe met een vergunning zoals bedoeld in artikel 2:69b lid 1, Wft en beheerders van een beleggingsinstelling met een vergunning zoals bedoeld in artikel 2:65, Wft.

Voorbereiding op de uitbestedingsrapportage

De uitbestedingsrapportage bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel is een Excel template rapportage waarin specifieke informatie per uitbesteding aangeleverd moet worden. Het tweede onderdeel is een questionnaire die enkele algemene vragen bevat over uw onderneming en over de kenmerken van uw uitbestedingsbeleid, due diligence en monitoringsprocedure.

U kunt zich voorbereiden op de uitbestedingsrapportage door de ‘Handleiding Uitbestedingsrapportage’ door te lezen. In deze handleiding leest u meer over de opzet van de uitvraag, de definitie van de datapunten en de manier waarop u de Excel template rapportage moet opslaan.

Invoeren van uitbestedingen in de Excel template rapportage

In de Excel template rapportage wordt u gevraagd om specifieke informatie per uitbesteding op te voeren. Er worden hierbij 54 verschillende informatie onderdelen onderscheiden. In het geval uw onderneming met een individuele dienstverlener meerdere uitbestedingsovereenkomsten bent aangegaan, dan moet u iedere uitbesteding afzonderlijk opvoeren. De Excel template rapportage kunt u downloaden binnen de rapportageomgeving, zodat u deze vervolgens kunt invullen en ten slotte weer kunt uploaden.

Het Excel-invulblad bestaat uit meerdere tabbladen:

voorblad (tabblad 1): vul hier de gegevens van uw onderneming in
uitbestedingsregels (tabblad 2): vul hier de uitbestede diensten en activiteiten in

Op het moment dat de AFM u vraagt om te rapporteren, moet u het volledig ingevulde Excel invulblad uitbesteding volgens de instructie lokaal opslaan. Vervolgens moet u deze uploaden in uw rapportageomgeving.

Planning uitvraag uitbesteding

Uw onderneming heeft de aankondiging van het informatieverzoek per brief ontvangen. In deze brief is een gebruikersnaam opgenomen die u nodig heeft om in de rapportageomgeving te kunnen inloggen. Het wachtwoord ontvangt uw onderneming in een aparte brief enkele dagen voordat de rapportageperiode start. De rapportageperiode start op 23 oktober 2020.

U heeft tot uiterlijk 20 november 2020 de tijd om uw rapportage te uploaden en de questionnaire in te vullen. Als uw onderneming meerdere vergunningen bij de AFM heeft, sturen wij u voor iedere vergunning een uitvraag. U moet voor iedere vergunning apart rapporteren. De AFM benadrukt dat ook als uw onderneming geen werkzaamheden uitbesteedt, u dit in de rapportageomgeving moet te registreren.