Interpretaties over het melden van incidenten

Integriteit is een voorwaarde voor gezonde financiële markten. Daarom heeft integriteit een wettelijke grondslag in de financiële wetgeving. Het maatschappelijk vertrouwen in deze markten en de instellingen die hierop handelen wordt in hoge mate bepaald door de integriteit van personen en instellingen die hierop beroepshalve een functie vervullen. Dit geldt ook voor accountantsorganisaties die wettelijke controleopdrachten uitvoeren, al dan niet bij organisaties van openbaar belang. Dit komt tot uitdrukking in het doel van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), namelijk de waarborging van de publieke functie van de accountantsverklaring en de bevordering van het vertrouwen in de financiële markten.

Vertrouwen in de externe accountant en de accountantsorganisatie is dus van invloed op het adequaat functioneren van de financiële markten. Het maatschappelijk verkeer moet kunnen uitgaan van de juistheid van accountantsverklaringen zoals deze zijn verstrekt door een accountantsorganisatie. In het belang van een efficiënt en effectief toezicht dient de AFM daarom op de hoogte te worden gesteld van incidenten die ernstige gevolgen hebben voor de integere uitoefening van het bedrijf van de accountantsorganisatie en die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of de financiële markten kunnen schaden.

Vanwege de invloed die incidenten kunnen hebben op het vertrouwen in de accountantsorganisatie en de financiële markten, is het van belang dat accountantsorganisaties integriteitrisico’s beheersen. Het beheersen van integriteitrisico’s is onderdeel van de bedrijfsvoering van een accountantsorganisatie. De accountantsorganisatie dient op grond van artikel 21, eerste lid, Wta haar bedrijfsvoering namelijk zodanig in te richten dat deze een beheerste en integere uitoefening van haar bedrijf waarborgt. Het voordeel van deze benadering is dat accountantsorganisaties de vrijheid krijgen om de eisen die worden gesteld zo te implementeren dat deze zo goed mogelijk aansluiten bij de bestaande bedrijfsvoering. Het is van belang te onderkennen dat de integriteitrisico’s waar een accountantsorganisatie mee kan worden geconfronteerd afhankelijk zijn van de aard, de grootte en de plaats van de activiteiten alsmede van de cliënten en andere relaties van de accountantsorganisatie. Een andere van belang zijnde factor is de potentiële schade van het incident voor de financiële markten.

Accountantsorganisaties moeten voorzorgsmaatregelen treffen om een integere bedrijfsvoering te waarborgen. In het geval dat zich toch incidenten voordoen ondanks getroffen voorzorgsmaatregelen, gaat het er om dat een accountantsorganisatie hier op een adequate wijze mee omgaat. De accountantsorganisatie zal situaties die de integriteit bedreigen moeten tegengaan (artikel 21, tweede lid, Wta juncto artikel 32 Bta).

• betrokkenheid van de accountantsorganisatie, de externe accountants of andere medewerkers bij strafbare feiten en andere wetsovertredingen die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden;
• verstrengeling van tegenstrijdige belangen;
• relaties met cliënten die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden.

De wetgeving bevat onder meer de volgende eisen waaraan een accountantsorganisatie moet voldoen en waarmee integriteitrisico’s kunnen worden beheerst:

• Het stelsel van kwaliteitsbeheersing van de accountantsorganisatie dient procedures en beschrijvingen te bevatten die ten doel hebben de naleving door de accountantsorganisatie te waarborgen van de regelgeving omtrent de beheersing van integriteitrisico’s, waaronder het melden van incidenten. De accountantsorganisatie zal bijvoorbeeld zodanige maatregelen moeten nemen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing dat de betrokkenheid van de accountantsorganisatie, de externe accountants en hun medewerkers bij strafbare feiten en wetsovertredingen wordt voorkomen.
• Een accountantsorganisatie stelt een beleid op dat ertoe strekt dat de betrokkenheid van de accountantsorganisatie en haar medewerkers wordt voorkomen bij strafbare feiten en wetsovertredingen die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden.
• Een accountantsorganisatie stelt procedures en regels vast over de omgang met en vastlegging van incidenten die ernstige gevolgen hebben voor de integere bedrijfsvoering. Deze procedures en regels zullen moeten passen binnen het wettelijk kader en door de accountantsorganisatie dienen te worden toegepast. De procedures en maatregelen dienen in ieder geval te zien op de vastlegging van incidenten, de wijze van afhandeling van incidenten en de informatieverstrekking aan de AFM. De procedures en regels moeten bovendien de AFM in staat stellen om te toetsen of de accountantsorganisatie op een juiste manier omgaat met incidenten.
• Een accountantsorganisatie neemt naar aanleiding van een incident passende maatregelen. Deze maatregelen zijn gericht op het beheersen van de als gevolg van het incident opgetreden risico’s en op het voorkomen van herhaling. Gepaste maatregelen kunnen, al dan niet in combinatie, bijvoorbeeld zijn gericht op degene die het incident heeft bewerkstelligd of daarbij is betrokken, het afscheid nemen van een cliënt, op het verbeteren van de interne procedures of op het aanpassen van het beleid om incidenten te vermijden.
• Een accountantsorganisatie informeert de AFM onverwijld over de incidenten.

Incidenten kunnen verband houden met wettelijke controleopdrachten, maar dat hoeft niet. De Wta stelt immers algemene eisen aan de integere bedrijfsvoering van accountantsorganisaties, zonder deze eisen te koppelen aan een bepaalde vorm van dienstverlening.

De meldingsplicht van incidenten gaat over incidenten die ernstige gevolgen hebben voor de integere uitoefening van het bedrijf. Dat wil zeggen dat het gaat om incidenten (feiten en omstandigheden) die integriteitrisico’s met zich kunnen brengen. Integriteitrisico’s zijn de betrokkenheid van de accountantsorganisatie, de externe accountants of andere medewerkers bij strafbare feiten en andere wetsovertredingen die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden, verstrengeling van tegenstrijdige belangen en relaties met cliënten die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden. De impact van incidenten op het vertrouwen in (c.q. de reputatie van) de accountantsorganisatie, in de publieke functie van de accountant en de door hem afgegeven accountantsverklaring en in de financiële markten zal doorgaans hoger zijn wanneer het incident betrekking heeft op organisaties van openbaar belang en wanneer (mede) beleidsbepalers en externe accountants bij het incident betrokken zijn. Het is van belang dat de AFM snel op de hoogte is van een incident om te kunnen vaststellen of een accountantsorganisatie situaties met ernstige gevolgen tijdig onderkent en de juiste maatregelen treft.

Strafbare feiten en wetsovertredingen
Een incident kan betrekking hebben op strafbare feiten of wetsovertredingen. Strafbare feiten en wetsovertredingen zijn echter alleen te kwalificeren als incident indien zij of de wijze waarop hiermee wordt omgegaan het vertrouwen in de accountantsorganisaties of de financiële markten kunnen schaden en daardoor ernstige gevolgen hebben voor de integere uitoefening van het bedrijf. Volgens de parlementaire toelichting op artikel 21, tweede lid, onderdeel b, Wta betekent dit dat ook een veroordeling voor misdrijven die niet direct raken aan de functie van de externe accountant relevant kan zijn. Incidenten zijn bijvoorbeeld valsheid in geschrifte, witwassen, corruptie, fiscale delicten, maar ook overtredingen van de Wwft- en Wft-meldplichten.

Incidenten kunnen ook betrekking hebben op overtredingen van de Wta, het Bta en de beroepsregelgeving, zoals de Verordening accountantsorganisaties en de NV COS. Voorbeelden daarvan kunnen zijn het afgeven van een onjuiste accountantsverklaring en het niet doen van een melding van een vermoedelijke fraude van materieel belang (in strijd met artikel 38 Bta). Een voorbeeld van een situatie waarin een incidentmelding mogelijk zou moeten plaatsvinden is het faillissement van een controlecliënt binnen korte periode na afgifte van de accountantsverklaring. Dit kan een indicatie zijn dat de accountant mogelijk ten onrechte een goedkeurende verklaring heeft afgegeven.

Een strafbaar feit of wetsovertreding dient niet in rechte (onherroepelijk) vast te staan om als incident te kunnen kwalificeren. Dit betekent dat ook feiten en omstandigheden die kunnen duiden op een strafbaar feit of wetsovertreding als incident kunnen kwalificeren. Zo kan een incident blijken uit een onderzoek door bevoegde instanties (zoals de FIOD-ECD, curator, OK, NMa, SEC) naar de dienstverlening van de accountantsorganisatie en/of handelingen van haar medewerkers. Maar bijvoorbeeld ook het indienen van een aanzienlijke aansprakelijkheidsstelling door een controlecliënt jegens een accountantsorganisatie kan als een incident kwalificeren. Ook negatieve berichtgeving in de media over de betrokkenheid van de accountantsorganisatie, haar medewerkers of cliënten van de accountantsorganisatie bij strafbare feiten of wetsovertredingen kan kwalificeren als incident en een verplichting tot melding als gevolg hebben.

Situatie van tegenstrijdige belangen
Een incident kan betrekking hebben op het feit dat de accountantsorganisatie in een situatie van tegenstrijdige belangen verkeert die ernstige gevolgen heeft voor de integere uitoefening van het bedrijf van de accountantsorganisatie. Dit kan zowel negatieve gevolgen hebben voor de cliënten van de accountantsorganisatie als voor de accountantsorganisatie zelf. Bovendien kan dit leiden tot ernstige schade van het vertrouwen in de financiële markten als geheel. Een voorbeeld van een incident is het uitoefenen van een nevenfunctie door een medewerker van een accountantsorganisatie bij een controlecliënt, terwijl deze medewerker als accountant tevens lid is van het controleteam. Door de mogelijke tegenstrijdige belangen van de controlecliënt en de betrokken accountant wordt de onafhankelijkheid van zowel de accountantsorganisatie als haar accountant geschaad. 

Relatie met cliënt
Een incident kan betrekking hebben op de relatie die de accountantsorganisatie onderhoudt met haar controlecliënt. Een voorbeeld van een zodanig incident is de situatie van een boekhoudfraude bij de cliënt die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten als geheel schaadt en die ernstige gevolgen heeft voor de integere uitoefening van het bedrijf van de accountantsorganisatie. In deze situatie zal de externe accountant de meldplichtprocedure van artikel 26 Wta juncto hoofdstuk 9 Bta moeten volgen. Bovendien zal de accountantsorganisatie haar relatie met deze cliënt moeten herbeoordelen; in het bijzonder wanneer blijkt dat de cliënt de accountantsorganisatie heeft misleid. Accountantsorganisaties zijn immers verplicht, als onderdeel van het stelsel van kwaliteitsbeheersing, een beleid te voeren betreffende het aanvaarden en voortzetten van relaties met cliënten (artikelen 12 en 13 Bta).

Op wie van toepassing?
Het maakt niet uit door wie een gedraging plaatsvindt om te kwalificeren als incident. De strafbare feiten en wetsovertredingen kunnen betrekking hebben op de accountantsorganisatie, haar externe accountants of overige medewerkers. Onder medewerkers worden alle natuurlijke personen verstaan die bij de accountantsorganisatie werkzaam zijn of daaraan zijn verbonden, zoals personeelsleden, bestuurders of commissarissen van de accountantsorganisatie. Strafbare feiten en wetsovertredingen die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden kunnen echter ook betrekking hebben op gedragingen van derden, zoals een controlecliënt of een netwerkonderdeel.

Voor de vraag of er dan sprake is van een incident is relevant of sprake is van ‘betrokkenheid’ van de accountantsorganisatie en/of haar medewerkers. Ook wanneer de accountantsorganisatie wetenschap heeft van (feiten en omstandigheden die duiden op) strafbare feiten of wetsovertredingen door een derde kan er sprake zijn van ‘betrokkenheid’*.  Deze wetenschap kan de accountantsorganisatie bijvoorbeeld verkrijgen door het uitvoeren van werkzaamheden bij een cliënt of via de media. Wanneer sprake is van wetenschap van strafbare feiten of wetsovertredingen die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden bij netwerkonderdelen in Nederland die onder dezelfde of vergelijkbare naam (brand) opereren in de markt als de juridische entiteit van de accountantsorganisatie, zal snel sprake zijn van betrokkenheid van de accountantsorganisatie.

* De boetebesluiten van de AFM bij het toezichtgebied financiële dienstverleners in verband met het niet of niet onverwijld melden van incidenten geven praktijksituaties aan van (betrokkenheid bij) incidenten. Een voorbeeld is het besluit dat op 3 april 2009 door de AFM is opgelegd en op 23 april 2009 is gepubliceerd. Dit besluit is te raadplegen op www.afm.nl.

Ernstige gevolgen
Wat 'ernstige gevolgen voor de integere uitoefening van haar bedrijf' zijn is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Deze beoordeling dient in eerste instantie te worden uitgevoerd door de accountantsorganisatie, aangezien de integriteitsrisico’s waar een accountantsorganisatie mee wordt geconfronteerd afhankelijk zijn van de aard, de grootte en de plaats van de activiteiten alsmede van de cliënten en andere relaties. Een andere van belang zijnde factor is de potentiële schade van het incident voor de financiële markten