Hoe creëer je ruimte voor reflectie?

‘Reflectie is belangrijk voor een onderneming. Je kunt er blinde vlekken mee tegengaan, zorgen dat de belangen van klanten evenwichtiger afgewogen worden en besluitvorming binnen de onderneming efficiënter maken. Het toepassen van reflectie kan echter lastig zijn. Het vraagt verandering in processen én houding.

Omgevingsfactoren bepalend

Als onderneming moet je daarom ruimte creëren voor reflectie. Wij zien bij onze onderzoeken naar gedrag en cultuur dat omgevingsfactoren bepalend zijn. Wat beïnvloedt medewerkers? We kijken dan naar de onderliggende oorzaken van mogelijke problemen, de prikkels die medewerkers sturen in hun gedrag. Daarbij onderscheiden we drie bepalende factoren: leiderschap, cultuur en governance.

Goed voorbeeld doet volgen

Het gedrag van bestuursleden en managers blijkt vaak bepalend voor hoe besluiten in een onderneming genomen worden. Daarom is het ontzettend belangrijk dat zij ruimte voor reflectie geven. Dat zagen we bijvoorbeeld bij bestuursvoorzitters die tijdens overleggen hun eigen mening uitstelden. Zij gaven eerst ruimte aan anderen om zich te laten horen. Als de voorzitter van een vergadering namelijk meteen zijn standpunt deelt, kan het lastig zijn om daar nog tegenin te gaan. Ook zagen we dat bewust de jongste of minst ervaren medewerker eerst aan het woord werd gelaten. Dat verlaagt de drempel om te spreken.

Besluitvorming uitdagen

We zien dat medewerkers van financiële ondernemingen vaak inhoudsgedreven zijn. Zij hebben oog voor de inhoud van een besluit, maar staan weinig stil bij hoe het besluit wordt genomen. En dus ook niet bij de ruimte voor reflectie. Dan zou een zogeheten decision challenger helpen, iemand van buiten de besluitvormingssfeer of zelfs van buiten de organisatie. Die persoon heeft dan juist als taak om kritisch te zijn en punten te signaleren die anderen niet zien. Omdat dit een buitenstaander is met een aangewezen rol, ondervindt hij minder weerstand om tegengeluid te geven en wordt zijn kritiek vaak serieuzer genomen.

Reflectie in toezicht

Ook voor toezichthouders zelf is het belangrijk om te reflecteren op besluitvorming. Een voorbeeld hoe wij binnen onze cultuuronderzoeken proberen blinde vlekken te voorkomen, is, naast het inzetten van decision challengers, ook te rouleren in de samenstelling van onderzoekteams en het toepassen van een zes-ogenprincipe. Onderzoekers vormen dan eerst afzonderlijk een oordeel om daarna, in dialoog, tot een gezamenlijk beeld te komen.

Leereffect van reflectie vergroten

Het is belangrijk om reflectiemomenten standaard in te passen. Bij tijdige reflectie, gedurende een besluitvormingsproces, kunnen getrokken lessen namelijk meteen toegepast worden. Het leereffect is dan groter dan wanneer reflectie achteraf wordt toegepast, voor een volgende keer. Eigenaarschap van reflectie is dan cruciaal. Dat moet het liefst iedereen in een onderneming voelen. Maar bij het doorvoeren van reflectie in bestaande besluitvormingsprocessen, kan het zeer nuttig zijn om te beginnen met één persoon daarvoor verantwoordelijk te maken.

Reflecteer op een manier die bij je past

Door deze voorbeelden te delen, willen we ondernemingen stimuleren om reflectie toe passen. Dat kan natuurlijk ook op andere manieren en met andere technieken. Het is vooral belangrijk dat ondernemingen dat doen op een manier die bij hun cultuur past, zodat de baten ervan het grootst zijn.’

• Hoe pas je reflectie toe? De AFM deelt best practices
• Lees ook Jaspers vorige blog: ‘Reflectie biedt voordelen, maar vraagt wel open houding’
• Lees meer over ons onderzoek naar gedrag en cultuur

Meer informatie