Tips voor het schrijven van een klachtenbrief
Waar kun je op letten als je een klacht hebt over een financiële onderneming en een brief daarover schrijft.
Zes tips voor het schrijven van een klachtenbrief
1. Geef in de eerste paar zinnen aan waar je klacht over gaat. Omschrijf vervolgens concreet de inhoud van je klacht. Doe dit eventueel puntsgewijs. Denk er van te voren over na wanneer voor jou de klacht is opgelost. Wat wil je bereiken met je klacht? Doe een voorstel.
2. Blijf zakelijk en concreet. Laat de emoties in je brief niet de overhand krijgen. Houd de zinnen kort.
3. Vraag om een schriftelijke reactie binnen een redelijke termijn van maximaal 8 weken. Het is belangrijk om een schriftelijke reactie te krijgen. Deze reactie is nodig voor een eventueel verder vervolg van de klachtenprocedure.
4. Vergeet niet de datum en je adres, telefoonnummer(s) en e-mailadres te melden.
5. Stuur kopieën van belangrijke stukken als bijlage mee met je brief. Bijvoorbeeld de offerte, e-mailwisselingen die van toepassing zijn, de overeenkomst of een contract. Bewaar originele papieren altijd thuis.
6. Maak een kopie van je brief voor je eigen administratie.