Onderzoek ter plaatse

Onderstaand stuk beschrijft een voorbeeldsituatie hoe de AFM regelmatig tot nu toe, en in veel gevallen in de toekomst, onderzoek doet.

Als de AFM onderzoek komt doen bij een financiële dienstverlener, komen er altijd minimaal twee AFM medewerkers langs. Vaak wordt begonnen met een managementgesprek met de beleidsbepaler(s). In dit gesprek komen onderwerpen als: bedrijfsvoering, achtergronden van het bedrijf, bedrijfsstructuur, wijze van adviseren, processen en beloningsbeleid aan bod. Een dergelijk gesprek duurt meestal tussen de twee en drie uur.

Na het managementgesprek gaan de medewerkers informatie verzamelen op basis waarvan zij feiten kunnen vaststellen. De medewerkers gaan bijvoorbeeld de gekopieerde dossiers onderzoeken op compleetheid. Mocht er relevante informatie ontbreken, dan wordt gevraagd om de betreffende informatie alsnog te printen of te kopiëren. Dit kan het geval zijn als bijvoorbeeld offertes niet zijn gekopieerd omdat deze in een andere map worden bewaard.

De AFM medewerkers nemen de gekopieerde dossiers mee naar de AFM voor een analyse. De AFM kan, om te controleren of deze gekopieerde dossiers representatief zijn voor alle klantdossiers, een aselecte steekproef uit de overige representatieve klantdossiers nemen. Mocht blijken dat de gekopieerde dossiers en de dossiers uit de aselecte steekproef bij gelijksoortige adviezen sterk verschillen, dan kan het zijn dat de gekopieerde dossiers niet worden meegenomen in het onderzoek. In plaats daarvan selecteert de AFM een aantal nieuwe dossiers die ter plaatse gekopieerd worden. Als de AFM dossiers nodig heeft die (nog) niet zijn gekopieerd en het maken van kopieën is niet mogelijk, dan worden de originele dossiers meegenomen en gekopieerd bij de AFM. De onderzochte financiële dienstverlener ontvangt de dossiers per aangetekende post retour.

Na afloop van het verzamelen van informatie, vindt een korte terugkoppeling plaats. Er kunnen geen uitspraken gedaan worden over eventuele de overtredingen en de gevolgen daarvan. De AFM zal eerst de feiten vaststellen en vormt dus geen oordeel op dit moment van terugkoppeling.